1、国际货运代理备案表在所在地商务主管部门办理。根据《中华人民共和国国际货物运输代理企业管理办法》规定，国务院商务主管部门和工商行政管理部门分别负责国际货代企业经营资格的审批和备案工作；县级以上商务主管部门负责本行政区域内国际货代企业的监督管理工作。

2、国际货运代理企业需要通过商务部政府网站下载或前往所在地的备案机关领取《国际货运代理企业备案表》。此步骤为办理货代备案的第一步。企业在填写备案表时，必须确保所有信息完整、准确、真实。此外，还应详细阅读备案表背面的条款，并由法定代表人签名并加盖公章。

3、商务部或商务部委托的机构办理备。凡经国家工商行政管理部门依法注册登记的国际货物运输代理企业及其分支机构（以下简称国际货代企业），应当向商务部或商务部委托的机构办理备案。所以天津国际货运代理备案表可以在商务部或商务部委托的机构办理备。

请问国际货运代理企业在什么情况下需要备案?是每年都要备案吗

应该不是每年都要，《备案表》上的任何信息发生变更时，国际货代企业应比照国际货运代理企业备案（暂行）办法第五条的有关规定，在30日内办理《备案表》的变更手续，逾期未办理变更手续的，其《备案表》自动失效。

备案机关必须满足办理备案所需的条件，包括固定办公场所、管理、录入、技术支持和维护的专职人员，以及连接商务部国际货运代理企业信息管理系统的相关设备。对符合条件的备案机关，商务部将出具书面委托函，并发放由商务部统一监制的备案印章，同时对外公布。

需要。根据查询国家税务总局官网得知，如发生国际货物运输代理服务适用免征增值税政策，无需再办理备案手续，申报享受税收减免即可，但应留存资料备查，因此需要备案。

第三条：国际货运代理企业需在本地区备案机关办理备案，领取《国际货运代理企业备案表》并填写完整，提交营业执照复印件、组织机构代码证书复印件等材料。第四条：备案机关应在收到材料后5日内完成备案，并在《备案表》上盖章。同时，备案信息需记录保存，依法建立档案。

商务部委托符合条件的地方商务主管部门（以下简称备案机关）负责办理本地区国际货代企业备案手续；受委托的备案机关不得自行委托其他机构进行备案。